復工郵件要這樣寫,才能穩住訂單和客戶

2020-02-21
外貿企業即將復工,但是這個復工郵件怎么寫才顯得高大上啊?或者說怎么寫才妥當?今天我們就來給大家分享一下。

什么是好郵件

許多人總是說自己寫不好郵件,想知道別人怎么寫的。好郵件有千百個樣式,每個人都不一樣,并且見仁見智。

而我認為的“好郵件”由三點組成,且他們組成“好郵件”的占比如下:

1、思路清晰,80%

2、通俗易懂,10%

3、簡潔明了,10%

可見,能不能寫好郵件,80%取決于你有沒有清晰的思路。只要思路清晰準確,每個人的郵件都不會是差的。


 
我們寫郵件時也要注意的兩個誤區:

一個是舞文弄墨,通篇用高深的英文單詞或從句。

另一個是長篇大論,沒有幾百字似乎對不起客戶用寶貴的時間。

這兩個可以說是大家對于外貿郵件的誤解,很多人會落入這樣的誤區中。要知道,外貿郵件的基本作用是溝通,不是英文考試,不需要多么高深,多么復雜的語句,更不需要寫“小作文”。

這是我在多次分享中提到的,距離第一次提出,已經三、四年,若你還是沒有改變,那你該認真思量下了。

與國外客戶的溝通,你覺得他們的英文很好嗎?非也,除了英文國家,其他國家的客戶英文水平,說不定還不如我們……例如俄羅斯、印度、泰國……

所以你說的那么復雜,客戶是不是要找個翻譯軟件,翻譯一下才能看懂呢?是不是就影響了溝通的效率?

乖,聽話,能簡則簡。犯些語病也沒有關系,客戶能看懂就行 。


 
額,話有點多……咳咳……言歸正傳,我們看看復工郵件該怎么寫。沒錯,思路最重要,思路對了,郵件不會差。

但要做到思路清晰,肯定要分情況、分人,什么情況下怎么應對,什么樣的人就對應什么樣的表達,客戶是自己的客戶,沒有人比你更了解,這個你要自己多琢磨哦。

那分情況的呢 ?我的建議如下:


針對“已付款,等出貨”的復工郵件

針對"緊急要貨"的客戶:

分析:緊急要貨的客戶,肯定希望你的郵件不僅僅只是通知他復工這么簡單。他需要的是,什么時候能發貨。

我們要做的:聯系工廠、聯系采購確認他們什么時候復工,什么時候生產,以及什么時候出貨。當然,因為疫情的影響,我們也不會獲得一個準確的信息,所以我們要給自己和工廠預留一些應急時間。

例如工廠回復說:我們10號復工了,但是貨物積累很多,生產工作到崗又不及時,所以交貨期要到2月底。這時候,我們就要預估,2月底時,疫情情況是如何了,工廠情況又是如何了,然后給客戶多報個15天的交期,也就是跟客戶說明要3月中旬才能交貨。


具體回復參考:

Dear XX:

Hope everything goes well.(希望你一切都好)Our factory has restarted producing, but due to the the virus,our delivery date will be delayed in the mid-March.(我們復工了,工廠也重啟生產了,但是交期將要延遲到3月中旬,因為病毒)

It is certain that your order will be arranged first and we will try our best to shorten the delivery time.(可以肯定的是你的訂單會第一個被安排,我們也會盡量縮短交期)

Please wait for good news patiently. Thank you.(請靜待好消息,謝謝)

Sincerely,

Lica

針對"不緊急但交期延長”的客戶:

分析:客戶雖不緊急要貨,但當我們通知客戶我們復工時,也需要預計一下會延遲多長時間,跟客戶說明一下,讓客戶心里有個數,不至于讓客戶主動來催。


我們要做的:聯系工廠、聯系采購確認他們什么時候復工,什么時候生產,以及目前的排單情況,從而預估出貨時間。得到信息后再寫復工郵件。


具體回復參考:

Dear XX:

How are you?(你最近怎樣)Our factory has restarted producing, but due to the virus,our delivery date will be delayed by one month.(我們復工了,我們工廠也恢復生產了,但是交期可能要延遲一個月,因為病毒)

At all events,we will try best to shorten the delivery time as soon as possible.(無論如何,我們會盡力縮短交期)

We will let you know when we confirm the delivery date. You can also contact me at any time. Wish you and me good luck.(當我們確定了交期會讓你知曉,你也可以隨時聯系我,祝你我好運)

Sincerely,

Lica


針對“未付款、有意向”的復工郵件

針對"欲付款”的客戶:

分析:有些客戶,年前已經談得差不多了,就差付款了,馬上要安排付款的,我們的郵件又該怎么表達?

我們要做的:告知客戶目前的情況,建議客戶先不付款或者先付定金。


具體回復參考:

Dear XX:

I'm so glad to inform you that we are back to work, but our progress will be slow because of the virus.(很高興通知你我們復工了,但是我們的進度會進行緩慢,因為病毒)

At present,all our orders will take longer time to deliver, maybe you can postpone the payment  or pay a deposit ?(目前,我們所有的訂單將需要更長時間才能交貨,你或許可以 推遲付款或者先付定金)

If you have other ideas, please let us know and we are willing to cooperate, thank you for understanding.(如果你有其他想法,我們愿意配合,感謝理解)

Sincerely,
Lica


針對"年前有意向”的客戶:

分析:之前的分享中我有說到,年前有意向的客戶也需要主動溝通,推進訂單談判,所以在寫復工郵件時,我們要問問客戶是否還有合作意向。

我們要做的:查看一下之前的溝通記錄,客戶的進展到了哪一步。然后接下來繼續進行。


具體回復參考:

Dear XX:

I'm Lica from ABC company. I remember you said that after we came back from the holiday, you would import XX model products. Has your plan changed?(我是來自ABC公司的Lica,我記得您說過我們復工后,您會進口XX型號的產品,不知道現在計劃有變嗎)

So glad to tell you that we start to work today. I think you may have heard of the virus, but it doesn't affect our communication. So if you need my help, please feel free to tell me.(很高興通知您我們今天開始工作了 ,你可能聽說了病毒,但這不影響我們的溝通,所以,如果有需要我幫助的,請盡管提出)

Glad to serve for you, my friend.(很高興為你服務,我的朋友)

Sincerely,

Lica


針對“其他潛在”客戶的復工郵件

如果說上面給已付款或有意向的客戶發的復工郵件是跟進郵件,那么給潛在客戶發的復工郵件屬于開發郵件,也就是“開發信”。

我想發郵件告知客戶我已經復工了,同時又想推銷自己的產品,這樣的郵件要怎么寫才好呢?

分析:受疫情影響,能保證交貨期是最大的優勢,如果你們工廠有這個優勢,或者你們有庫存,那你們的機會就來了。


具體回復參考:

Hello XX:

Good day! I'm Lica from ABC company and glad to tell you that we have XX in stock. Please let me know as soon as possible if you need, thank you.(我是來自ABC公司的 Lica,很高興告訴你我們XX型號的產品庫存有貨,如果你需要請盡快告訴我,謝謝)

For more details of our information and products, please check the attachment /or check my second email. 關于我們的信息和產品的細節,請查看附件/或者查看我的第二封郵件)

If you have any doubt , welcome to consult us ,thank you.(任何疑問 ,歡迎咨詢,謝謝)

Best wish,

Lica

按照上面的思路,你也能寫出漂亮的復工郵件。但要注意:以上的郵件是我為了分享的內容更具體而寫的,你可以直接拿來用,但如果想發揮更好的效果,需
結合你們自己情況和客戶情況,自行編寫最佳。Remind again,重要的是思路哦。
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